Как написать письмо с просьбой

Письмо-просьба – отдельный вид делового письма. Цель его составления заключается в стремлении подвигнуть получателя к какому-либо определенному действию. Получателем, то есть лицом, к которому направлена данная просьба, может являться как юридическое, так и физическое лицо. Если письмо адресуется организации или предприятию, его принято составлять на имя руководителя этого предприятия.

Составление

В большинстве случаев письмо оформляется на фирменном бланке компании-отправителя. При этом структура письма выглядит следующим образом:

  • исходящий номер и дата составления документа;
  • данные составителя (ФИО и должность лица, являющегося инициатором создания письма);
  • наименование документа, в котором кратко (одной фразой) обозначается его суть;
  • обращение к получателю (чаще всего используется личностное обращение, например, «Уважаемый Федор Степанович!»);
  • основной текст письма-просьбы, начинающийся с фразы, содержащей глагол «просить», например, «Просим Вас сообщить…», «Просим Вас оказать содействие…» или «Просим Вас предоставить…»;
  • вежливая форма выражения надежды на благоприятный исход дела, при этом используются фразы «Надеемся на положительное решение нашего вопроса» или «Надеемся на Вашу помощь в…»;
  • подпись составителя (чаще всего письмо-просьба подписывается руководителем организации, его заместителем или начальником структурного подразделения).

Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы получатель письма в случае необходимости имел возможность напрямую обратиться к его составителю. Для этого необходимо указать контактную информацию лица, выражающего просьбу.

Нередко возникает ситуация, когда составитель имеет несколько просьб к получателю, требующих удовлетворения. В таком случае целесообразно изложить все имеющиеся просьбы в одном письме, при этом разделив основной текст на абзацы. Это позволит существенно сократить документооборот, а также сэкономить время, как отправителя, так и адресата.

Письмо-просьба предполагает получение ответного письма, в котором будет содержаться положительный, либо отрицательный ответ на изложенную просьбу. Если исходное письмо содержит несколько просьб, в письме-ответе приводятся результаты рассмотрения каждой такой просьбы.

  Образец и пример письма-просьбы скачать (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 18 469)

Поделитесь с коллегами:



  • Рубрики: Письма.