Как правильно уничтожить документы

Деятельность любой организации подразумевает наличие документооборота. По мере поступления документов, их обработки и хранения, образуется достаточно большой объем бумаг, утерявших свою актуальность или просто устаревших. В этой связи уничтожение документов по всем правилам является одной из насущных проблем многих предприятий.

Знакомство с нижеприведенным материалом поможет работникам фирм и компаний узнать о порядке уничтожения различных бумаг и правильном составлении сопроводительной документации. Главное, как показывает опыт многих организаций, найти время для проведения данной работы.

Руководители некоторых предприятий склонны приглашать специалистов сторонних компаний, профессионально занимающихся уничтожением устаревших и ненужных бумаг. Однако этот способ нельзя назвать экономически выгодным, поскольку за свои услуги компания выставляет счета с немалыми суммами. К примеру, стоимость уничтожения одного дела с истекшим сроком хранения будет составлять 45 рублей.

Путем несложных подсчетов становится ясно, что за утилизацию 500 дел необходимо будет выложить 22500 рублей. При этом составление акта на уничтожение обойдется почти в 2000 рублей, поскольку за каждую позицию в документе фирма начисляет по 40 рублей. Для большинства компаний подобные траты – непозволительная роскошь. Да и зачем привлекать сторонних посредников, если при правильной организации труда можно справиться собственными силами.

В чем заключается порядок уничтожения бумаг?

Установленный порядок действует в отношении уничтожения документов на бумажных носителях и составленных в электронном виде.

Все бумаги (электронные носители), потерявшие свою актуальность, а также срок действия которых истек, подлежат уничтожению. Эта процедура фиксируется документально, посредством составления акта, который, по сути, является заключением экспертов об утрате ценности бумаг. Наименование документа на уничтожение звучит так: «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

Главным источником информации о сроках действия и актуальности различных папок с делами служит номенклатура дел, которая является основой любого делопроизводства. Также уточнить срок действия и хранения бумаг можно по нормативным ведомственным законодательным актам, определяющих данный порядок. При этом есть одна особенность: сроки хранения документов уменьшать нельзя, а вот увеличивать можно, если имеются на то основания.

Определяющими сроки хранения нормативными актами также могут являться законы, инструкции и порядки, утвержденные в соответствии с федеральными законами и правительственными постановлениями, нормативные документы налоговых, таможенных, санитарно-эпидемиологических органов и др. Подавляюще большинство бумаг, в соответствии с типовыми требованиями, имеют срок хранения, ограниченный пятью годами.

Составление акта: порядок и содержание

В перечень на уничтожение включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором составляется документ на списание. То есть, если дело было сформировано в 2011 году, то включить его можно будет в акт, составленный не ранее 2017 г.

Основные заголовки акта – названия структурных подразделений и отделов, затем пишутся общие объединяющие наименования групп дел. Подзаголовки однородных документов вносятся под общим названием раздела, где указывается их суммарное количество. Писать завышенное или заниженное число позиций в акте нельзя, поскольку в дальнейшем при любых проверках могут возникнуть недоразумения, и проверяющие вправе будут предъявить претензии к незаконному уничтожению дел, либо к тому, что несуществующие документы формально есть в наличии.

В изложенных нормативных требованиях к отбору дел на уничтожение оговорена необходимость просмотра каждого документа постранично. Это следует делать для того, чтобы какая-нибудь важная бумага не была уничтожена случайно. Однако если дела никому не потребовались на протяжении пяти с лишним лет, особого смысла в таком кропотливом труде нет, и этим правилом часто пренебрегают. Достаточно пролистать на выбор несколько документов, чтобы окончательно убедиться в утере их актуальности.

Главное действие при составлении описи дел, подлежащих уничтожению – перенос информации с титульного листа в перечень. Иногда обложки оформляются не полностью, и в этом случае может помочь номенклатура дел организации. Там отражена вся информация о полном названии папки, дате начала и окончания ее ведения, номенклатурный индекс.

У человека, незнакомого с правилами архивного хранения документов, может вызвать трудность подбор статей с указанными сроками хранения под каждый перечень документов или дел. Но на самом деле сложного ничего нет, стоит только начать работу. Нюанс состоит в том, что не всегда формулировка заглавия на обложке совпадает с наименованием статьи в описательной части акта, поскольку охватить все многообразие документов невозможно. Обычно перечень содержит обобщенные названия каждого дела или документа. Специалисту во многих случаях приходится проявлять некое творчество, чтобы как можно правильнее соотнести документы к статьям.

На акте свою подпись ставит сотрудник, который занимался оценочной экспертизой дел. А также в документе на уничтожение необходимо сделать отметку о том, что процедура согласована с экспертной комиссией предприятия. Оценочное заключение комиссия должна рассмотреть на своем заседании, результаты которого отражаются в протоколе.

Особое внимание необходимо обратить на процедуру утверждения акта на уничтожение дел. Документ утверждается руководителем предприятия:

  • в случае если предприятие передает документы на хранение в государственный архив. Бумаги и электронные носители описываются, акт, кроме передающей организации, утверждается экспертной комиссией архивного учреждения за данный период времени. Делается это из тех соображений, что архив может потребовать включить часть документов в перечень дел постоянного хранения;
  • в случае если организация не сдает бумаги и электронные носители в государственный архив на хранение (таких, как правило, большинство), после процедуры упорядочения документов (составления описи, подшивки в твердый переплет) за данный период и без согласования с архивным учреждением.

После проведения всех процедур согласований и утверждений, документы должны быть уничтожены. Использовать для каких-либо других потребностей бумаги не разрешено. Остается только выбрать, каким именно способом будет проведено уничтожение.

Образец акта об уничтожении документов компании

Образец акта об уничтожении документов компании

Способы

Иногда предприятия осуществляют процедуру самостоятельно: некоторые сжигают, но это чревато проблемами с пожарной охраной, а некоторые прибегают к использованию специальной техники – уничтожителя для бумаг. Однако второй способ хорош только для маленьких объемов. В любом из этих случаев производится процедура уничтожения.

В большинстве случаев все бумаги, подготовленные к утилизации, предприятия передают специализированным организациям. Прием-передача документов оформляется сопроводительным актом или накладной, в которых должны быть указаны следующие данные:

  • дата сдачи;
  • общий вес;
  • количество дел.

Для контроля конфиденциальности при передаче и утилизации документов, в момент проведения процедуры должен присутствовать работник предприятия.

Поделитесь с коллегами:



  • Рубрики: Разное.