Как прошивать документы

Прошивка документов позволяет упорядочить бумаги предприятия или организации, а также обеспечить контроль за их сохранностью и своевременной передачей в архив для дальнейшего сбережения согласно номенклатуре. Небольшие по толщине стопки удобнее и дешевле всего скрепить обыкновенной нитью. Таким образом, чаще всего оформляются:

• нотариально удостоверенные и банковские бумаги;
• договора;
• журналы регистрации;
• личные дела;
• бланки строгой отчетности.

Правильно прошить документы нитками поможет простой алгоритм, который содержит несколько обязательных этапов.

Этап подготовительный

Документацию следует освободить от всех скрепляющих элементов: скобок, булавок, скрепок и т.п. Если есть карандашные пометки, их необходимо аккуратно удалить ластиком. Далее надлежит сложить листы в логичной последовательности и пронумеровать страницы. Для этого используют специальный нумератор или карандаш черного цвета. Применение чернил и разноцветных карандашей не допускается. Порядковый номер страницы проставляют в правом верхнем углу документа.

Нумерация выполняется только на лицевой стороне. Цифры размещают так, чтобы они не перекрывали основной текст.

Следующий шаг подготовительного этапа — проделывание отверстий для нити. Классический вариант — три отверстия. Если документ содержит вложения, которые меньше по формату, чем основная масса листов, подшивку лучше осуществлять с помощью четырех проколов. Это позволяет скрепить документы более надежно. Для особо важных бумаг рекомендуется применять прошивку в пять отверстий, чтобы защитить их от подмены.

Отверстия можно сделать шилом, иглой или дыроколом. Они должны располагаться слева, в центральной части свободного поля. От текста следует отступить не менее 1.5 см. Все проколы должны находиться на одной вертикали и лежать на расстоянии 3 см друг от друга.

Этап сшивания документов

Иногда для оформления толстых стопок документов применяют банковский шпагат или тонкую ленту. Для соединения относительно небольшого количества листов удобнее использовать суровую или прошивную нить ЛШ-210. Следует отмерить около 70 см нитки и продеть ее в иглу.

Заводить иглу в центральное отверстие необходимо с тыльной стороны, зафиксировав один из концов нити и следя за тем, чтобы во время работы он всегда находился за последним листом документа. Прошивку выполняют минимум два раза. После этого снова выводят иглу через центральный прокол на тыльную сторону и обрезают нить, оставив концы в 7-8 см. Далее следует связать их в прочный узел. Важно сделать его как можно ближе к тыльной стороне последнего листа.

Контроль границ во время скрепления нитью документа очень важен. Главное условие — в прошитом виде он должен легко читаться.

Если документ скрепляется через 4 отверстия, центральное выделить не получится. Прошивка осуществляется в иной последовательности. Нить нужно вывести из самой верхней дырки (первой) и пропустить через вторую, потом — через третью, затем — через четвертую. Далее нить следует провести в обратном порядке: из нижней дырки (четвертой) — в третью, из нее — во вторую. После этого завязывается узел.

Этап заверения или заключительный этап

Для него нужно подготовить стикер размерами примерно 2 см на 8 см. Его следует вырезать из тонкой бумаги, папиросной, к примеру. При наклеивании сквозь нее должен просвечиваться узел из ниток. На стикере следует написать прописью или отпечатать следующие данные:

• сколько листов пронумеровано и прошито (указать и цифрами, и словами);
• должность заверившего документ,
• фамилию и инициалы уполномоченного заверить документ лица.

Стикер наклеивается таким образом, чтобы закрыть узелок и частично концы нити.

Для качественной прошивки следует выбирать канцелярский клей, который не потеряет своих свойств при длительном хранении документа.

После того, как клей высохнет, заверяющий обязан оставить на стикере свою подпись и оттиск печати предприятия или организации (если таковая имеется). Края подписи и печати должны выходить за границы наклейки на тыльную сторону последнего листа документа.