Номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень дел на предприятии, составленный по унифицированной форме, с определением срока их хранения. Данный документ позволяет рационально вести работу с разного рода документами:

  • по определенной системе группировать в специальные дела документы, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
  • в процессе регистрации по разработанному индексу дел и классификации документам присваивают индивидуальный регистрационный номер;
  • как основной документ его применяют в процессе отбора дел для передачи их в архив;
  • как учетный документ его используют для хранения дел временных сроков сбережения;
  • как основной — в архивном деле служит для организации описей дел долговременного и постоянного хранения.

Номенклатура является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства. Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием.

Номенклатуры дел могут быть:

  • самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. Однако в номенклатуре при отсутствии опыта могут быть выявлены ошибки;
  • поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами.

Составление

Образец составления

Порядок составления номенклатуры дел ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие).

Работа должна начинаться с процедуры определения состава всех документов. Изучают устав предприятия, его структуру, основные положения обо всех структурных отделах, иные имеющиеся документы, что определяют деятельность предприятия (регламенты, положения, правила и т.д.), отчетные и плановые документы предприятия, а также просматривается номенклатура дел за прошлый период.

Составление сводного документа должна возлагаться на ответственного квалифицированного специалиста. Сводную номенклатуру дел разрабатывают на основании номенклатур каждого структурного отдела предприятия, согласованных с архивом. Документируемые участки все отражаются.

Оформление номенклатуры дел осуществляется на общем бланке предприятия, на котором представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Затем необходимо утвердить этот документ в соответствии с общими нормативными требованиями.

Этапы утверждения сводной номенклатуры:

  • ответственным за архив предприятия производится визирование документа;
  • подписывается начальником службы делопроизводства;
  • экспертной комиссией предприятия согласовывается составление протокола по заседанию экспертной комиссии;
  • передается на рассмотрение проверочно-экспертной комиссией данного архивного учреждения;
  • утверждается руководителем предприятия.

Должно быть по правилам три-четыре экземпляра этого документа, что хранятся:

  • в государственном архиве;
  • в службе делопроизводства;
  • рабочий экземпляр;
  • в архиве предприятия.

После оформления и утверждения номенклатуры структурные подразделения должны получить выписки из данного документа либо проинформироваться, где в общем доступе находится документ в электронной форме для практического применения в работе. Номенклатура дел предприятия на предстоящий год разрабатывается каждый год в четвертом квартале.

В случае возникновения значительных изменений структуры и функций предприятия, составляется новый экземпляр номенклатуры дел.

После окончания делопроизводственного года в унифицированной форме формируется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел на предприятии.

  Скачать бланк номенклатуры дел (Размер: 65,5 KiB | Скачиваний: 8 104)

  Скачать бланк итоговой записи (Размер: 34,0 KiB | Скачиваний: 3 481)

Поделитесь с коллегами:



  • Рубрики: Кадровые документы.