Письмо-запрос

Письмо-запрос является разновидностью делового письма. Цель его составления заключается в получении какой-либо документации или определенных сведений.

Составление

Как правило, запрос оформляется на фирменном бланке компании-составителя. В тексте письма, помимо изложения запроса, указывается его обоснование, объясняющее необходимость получения указанных сведений и материалов, поскольку ни одна организация не вправе запрашивать информацию, напрямую не относящуюся к ее функциональной деятельности. В качестве обоснования чаще всего приводятся ссылки на конкретные нормативно-законодательные акты или организационно-правовые документы.

Структура письма во многом схожа с общей структурой, принятой для оформления делового письма. При этом обязательными являются следующие пункты:

  • реквизиты составителя и получателя письма;
  • исходящий номер и дата составления письма;
  • если данное письмо-запрос является ответом, следует сделать ссылку на номер и дату исходного письма;
  • заголовок, отражающий суть письма-запроса;
  • обращение (нередко запрос адресуется руководителю или иному уполномоченному лицу компании-получателя; если известно его имя, то в обращении следует его указать);
  • цель письма, выражающая желание отправителя получить те или иные сведения;
  • суть вопроса, конкретизирующая перечень необходимых документов или сведений, а также объясняющая причины, по которым они необходимы;
  • выражение надежды на успешное сотрудничество и благодарность за уделенное внимание или затраченные усилия (данный реквизит не является обязательным, а скорее представляет собой элемент делового этикета);
  • подпись составителя и сведения о нем (ФИО, должность и координаты), необходимы для того, чтобы при возникновении каких-либо вопросов, касающихся предоставления запрашиваемых сведений, получатель мог связаться с составителем и получить необходимую информацию.

Подписывается письмо руководителем организации-составителя или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.

На каждое письмо-запрос получателем в обязательном порядке должно быть составлено письмо-ответ. Ответом может служить письмо, содержащее запрашиваемые сведения, сопроводительное письмо к требуемой документации, либо отказ от предоставления информации с обязательным объяснением причины данного отказа.

  Скачать образец и пример письма-запроса (Размер: 32,0 KiB | Скачиваний: 7 263)

Поделитесь с коллегами:



  • Рубрики: Письма.