Что такое расходная накладная и как она составляется

Любое имущество имеет свою ценность, будь то деньги или товар, поэтому обязательно его передача кому-либо должна фиксироваться на бумаге. Движение денег достаточно подтвердить банковской выпиской, контрольно-кассовыми документами и т.д. А вот продукция при передаче сопровождается расходными накладными, которые содержат всю финансовую информацию о перемещаемых объектах.

Передача товара

Для чего нужна

Расходной накладной называют документ, согласно которому отпускаются материальные средства. Единой формы она не имеет, но обладает юридической силой. Согласно расходной накладной бухгалтеры проводят операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей. И в случае выявления каких-либо расхождений даже спустя некоторое время, согласно этому документу могут производиться разбирательства с претензиями и последующим обращением в суд.

Не смотря на то, что единой формы накладной нет, но законодательством все-таки регулируется данный документ. Из письма Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5 получается, что:

  • Любое перемещение продукции от продавца к покупателю фиксируется товаросопроводительными документами, в т.ч. и накладными;
  • Формируются только материально ответственными лицами;
  • Накладные требуются как для подтверждения расходования, так и для оприходывания средств, в т.ч. и при возврате бракованного товара продавцу;
  • Ответственное лицо, отпускающее товар во время работы, должно подтверждать прием и сдачу своей смены приходно-расходной накладной.
«Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли» (Письмо Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5) скачать

Учитывая все эти аспекты, можно сказать, что расходная накладная больше нужна для учета продукции внутри самой организации. Это обусловлено еще и простотой оформления.

Часто расходную накладную формируют по одной из унифицированных форм:

Это совсем необязательно, но доступность бланков, которые можно беспрепятственно скачать с нашего сайта, решает проблему быстро.

Правила заполнения

Товар

Расходная накладная формируется только материально ответственным лицом в двух экземплярах, один из которых остается у стороны отдающей, другой — у принимающей. В ней указываются основные параметры, требующиеся для учета на складе. Так как единой формы нет, то можно указывать любые дополнительные данные.

Условно документ делится на три части: «шапка», таблица в середине, нижняя часть.

Согласно этому делению в «шапке» может прописываться следующая информация:

  • Название организации продавца;
  • ИНН;
  • № договора;
  • Наименование склада (города) и другие реквизиты.

Если верхняя часть в основном остается неизменной, то середина меняется полностью в каждом новом документе, кроме этого занимает большую часть накладной. В ней отображаются следующие данные:

  • Перечень материальных ценностей, которые отпускаются, по принципу: в одной строчке – один артикул (наименование);
  • Количество по каждой строчке отдельно (кг, тонны, шт. и т.д.);
  • Стоимость по графе;
  • Общая сумма по каждому наименованию (артикулу).

Нижняя часть содержит основную информацию об ответственных лицах и является итогом, включает:

  • Общую сумму ценностей, передаваемых по документу;
  • Данные об ответственных лицах (должность, ФИО, подпись): кто отпустил и кто принял;
  • Место для печати (обозначается как «М.П.»), ставят обе стороны, если юридические лица;
  • Дата, когда совершена отгрузка;
  • Если продукция отпускается или принимается по доверенности, то ее данные тоже указываются здесь.

Обычно организации формируют расходные накладные по итогам смены ответственных работников или по итогам каждого операционного дня. В них отображается информация по движению мат. ценностей: проданные и возвращенные на остатки.

Пример заполнения расходной накладной по форме ТОРГ-14 скачать 

Образец накладной

За основу расходной накладной чаще берут формы Торг-12 или Торг-14, но многие организации создают и свои, удобные для них, варианты. Документ выполняется в программе Excel в форме таблицы и распечатывается на обычной офисной бумаге.

Для наглядности можно использовать данный образец:

Образец расходной накладной

Образец расходной накладной

В накладной всегда должны указываться только правдивые и своевременные данные.

Бланк расходной накладной в формате excel скачать 

Расходная накладная и товарная накладная — это одно и тоже?

В некоторых случаях можно считать, что товарная накладная и расходная являются одним документом. И, учитывая тот факт, что с 2013 года обязательное сопровождение материальных ценностей конкретной унифицированной формой накладной не требуется, то правильным будет согласиться с этим мнением.

И все-таки, разница у этих двух документов есть. Товарная накладная требует особой четкости в оформлении, потому что сопровождает товар от продавца к покупателю. В случае неверных параметров, указанных в ней, операции по безналичным платежам невозможно будет осуществить.

Товарная документация

Или при возникновении претензий по количеству преданного имущества именно этот документ будет являться юридическим подтверждением сделки. И большинство организаций работают с общепризнанными формами накладных.

Расходная же накладная подходит больше для передачи ценностей внутри фирмы: от склада в торговый зал, от одной смены к другой и т.д. Просто потому, что она не имеет строгой формы и ее можно дополнять данными. На основе этого документа также работают бухгалтеры, проводятся инвентаризации и корректируются остатки.

Использовать расходные накладные нужно обязательно, хоть они и ценны в основном для внутренних целей компании, но благодаря ним на складах, производствах, магазинах царит порядок. Особенно важны они для тех компаний, которые имеют несколько подразделений с разной структурой организации и реквизитами.

Поделитесь с коллегами:



  • Рубрики: Торговые документы.