Как составляется рекомендательное письмо от работодателя сотруднику

Постепенно снижается актуальность традиционных документов, подтверждающих квалификацию работников, вроде трудовых книжек и дипломов вузов. Теперь нанимателя интересует, как соискатель на должность трудился раньше: какие задачи выполнял, какие навыки приобрёл, смог ли сработаться с коллегами. Поэтому всё чаще при устройстве на работу требуется рекомендательное письмо от работодателя сотруднику.

Как попросить письмо у работодателя

Работникам стоит знать, что написание данного документа законодательно никак не регламентировано. Наниматель может отказаться от оформления письма без объяснения причин. Поэтому человеку следует заранее подготовить определённый шаблон документа, подумать над тем, что входило в должностные обязанности, какие ставились задачи по ходу работы. Всё это можно затронуть в ходе написания письма.

Говорить об оформлении рекомендательного письма следует ещё до увольнения. Адекватный начальник понимает, что практически все люди меняют нанимателей по истечению какого-то времени. Поэтому подготовка такого документа не будет расценена превратно.

Если же работник уже расстался с предыдущим нанимателем, то следует направить письмо с просьбой оформить рекомендацию. В запросе должны быть следующие пункты:

• Информация об авторе запроса: Ф.И.О., когда и кем работал в организации-адресате;
• Просьба оформить рекомендательное письмо на бланке организации и подписать его у соответствующего должностного лица. Указание на то, что это требуется для дальнейшего трудоустройства;
• Инструкции по написанию. Чтобы не пришлось переписывать рекомендацию, отправителю следует задать определённые направления, на которых стоит сосредоточиться адресату. Возможно, у работника есть какие-то достижения, которыми он гордиться, и он хочет, чтобы их также отметили в рекомендации. Также можно приложить образец письма, подходящего по форме.

Следует указать желательную дату оформления ответа, а также форму его представления. Сегодня в ходу электронные письма, однако такое сообщение невозможно представить на материальном носителе с подписью должностного лица. Поэтому можно выбрать компромиссный вариант – запросить отсканированную копию.

• Подпись, фамилия и инициалы.

Также запрос рекомендации через несколько лет после завершения трудовых отношений может не найти понимания у адресата: руководители уже не помнят подробности совместной работы.

Обычно соискатель на должность представляет 2-3 рекомендательных письма с предыдущих мест работы.

Как написать и образец

Зачастую работники сами готовят шаблон рекомендательного письма, чтобы облегчить задачу его составления. В документе должны присутствовать следующие разделы:

1. Техническая часть. Документ оформляется на бланке организации, ему присваивается исходящий номер, ставится дата составления;
2. Общая информация о сотруднике: период работы, занимаемая должность;
3. В основной части следует подробно остановиться на следующих пунктах:

• Должностные обязанности;
• Реализованные проекты в период работы;
• Количество людей в подчинении;
• Основные направления деятельности, например, розничная продажа бытовой техники.

Упор следует делать на конкретных задачах и показателях, даже если это может показаться слишком специфической информацией. Так, если рекомендация предоставляется менеджеру по продажам, то следует отразить статистику выполнения и перевыполнения плана, рост клиентской базы, уровень делового общения специалиста и другие моменты, непосредственно касающиеся его работы.

Исходя из этого, автор письма даёт оценку работе бывшего сотрудника. Текст можно построить в форме кратких ответов на следующие вопросы:

• Как работник справлялся с возложенными на него обязанностями;
• Как взаимодействовал с другими членами коллектива;
• Брал ли на себя дополнительные задачи, проявлял ли инициативу;
• Как относился к вынужденным переработкам и труду в выходные дни;
• Мог ли самостоятельно ставить себе задачи и выполнять их в отсутствии чётких инструкций руководителя;
• Какие личные и профессиональные качества проявил в работе.

В тексте лучше всего воздержаться от стандартных хвалебных штампов, которые не несут информации о конкретном человеке. Положительные эпитеты в личных характеристиках никого не удивляют, но показывают, что документ писался формально. Возможно, самим обладателем рекомендационного письма. Также характеристики личности, вроде коммуникативности или обучаемости, сегодня не являются чем-то выдающимся.

4. Краткое резюме. Автор письма перечисляет основные качества работника и даёт рекомендацию относительно его дальнейшей работы. Например, Иванов И.И. в работе дотошен, требователен, выполняет поставленные задачи автономно. Может организовать работу небольшого подразделения или самостоятельно заниматься отдельным направлением;

5. Должность, подпись, фамилия и инициалы должностного лица. Подписать такой документ может не сам руководитель организации, а, например, его заместитель, курирующий тематику. Для больших предприятий это будет более уместно – вряд ли директор завода знает об особенностях работы водителя, а вот начальник транспортного цеха владеет такой информацией;
6. В конце письма указываются контакты (номер телефона, адрес электронной почты), по которым можно связаться с лицом, подписавшим документ, для уточнения информации.

Обладателю рекомендательных писем стоит быть готовому к тому, что информация в них может быть проверена. Специалист по кадрам позвонит в организацию и поинтересуется, правда ли всё то, что изложено в документе. Поэтому расставаться с работодателями следует дипломатично, без взаимных упрёков и обвинений.