Как составляется служебная записка о невыполнении служебных обязанностей

Нежелание отдельного работника добросовестно выполнять свою трудовую функцию может сильно отразиться на работе всей компании. Разобраться в ситуации поможет служебная записка о невыполнении служебных обязанностей. Этот документ предназначен для извещения руководителя в надлежащей форме и начале процедуры по привлечению виновного к дисциплинарной ответственности.

Как написать

В служебной записке такого рода должны быть следующие сведения:

• Ф.И.О. и должность лица, которому направляется документ;
• Дата составления и номер. Если в подразделении или на предприятии в целом ведётся регистрация внутренних документов, то указанные реквизиты проставляются делопроизводителем после того, как документ будет оформлен. Дата, номер, адресат и тематика вписываются в специальный журнал;
• Тема документа. Она будет касаться невыполнения конкретной обязанности работником;
• Характеристика сложившейся ситуации. Необходимо кратко описать работу, при выполнении которой возникли сложности;
• Далее необходимо перейти к сути нарушения трудовой дисциплины. Автор указывает, какой работник (должность и подразделение) игнорирует возложенные на него обязанности, и в чём это выражается. Также следует описать, каким образом это сказывается на работе остальных специалистов. Например, существенно замедляет процесс отгрузки товара или делает невозможным оформление документов;
• Следует указать, были ли предприняты меры для решения проблемы. Например, был ли письменно извещён сотрудник о том, что его действия мешают нормальному трудовому процессу; были ли попытки воздействия через непосредственного начальника;
• По возможности необходимо уточнить, какие пункты внутренних нормативных актов организации были нарушены. Например, требования приказов директора, положения об отделе, должностной инструкции и так далее.

• Следует указать, что до решения описанной проблемы определённая работа не может быть выполнена, либо не будет выполнена в срок. Таким способом автор записки снимает с себя ответственность за происходящее;
• Должность, подпись, фамилия и инициалы автора. Обратиться со служебной запиской к непосредственному начальнику или вышестоящему руководству может практически любой сотрудник. Внутреннее делопроизводство в организации может быть построено таким образом, что правом написания служебных записок могут обладать только руководители подразделений.

Целесообразно составлять документ в двух экземплярах и подавать его через секретаря начальника. Тогда на одном экземпляре, который останется у отправителя, будет проставлена дата принятия и подпись о получении.

Образец

Лучше понять структуру данной служебной записки поможет пример.

№ 18/53 от ДД.ММ.ГГГГ                                                                                                                Директору ООО «Вектор»

Служебная записка

О непредставлении информации о грузе

Отгрузка продукции по договору № 15 от ДД.ММ.ГГГГ с компанией «Х Gmbh» планировалась на ДД.ММ.ГГГГ. Начальник конструкторского управления № 2 Шаповалов К.В. направил служебную записку № 5/46 от ДД.ММ.ГГГГ, где указал, что требуется организация доставки товара в адрес покупателя на согласованных условиях.

Для заказа транспорта службе логистики требуется информация о габаритах, весовых характеристиках и характере упаковки. В конструкторское управление № 2 была направлена служебная записка № 18/52 от ДД.ММ.ГГГГ, в которой было указано соответствующее требование. Однако ответа на запрос не поступило. В ходе телефонного разговора с начальником конструкторского управления № 2 Шаповаловым К.В. было выяснено, что ему известны лишь приблизительные габаритно-весовые характеристики отгружаемой продукции. Узнать точные сведения сотрудники управления не могут.

В соответствии с приказом директора № 27с от ДД.ММ.ГГГГ, руководители подразделений, которые занимаются изготовлением и упаковкой готовой продукции, обязаны обеспечить предоставление в службу логистики сведений о весе, габаритах и упаковке груза за 3 рабочих дня до предполагаемой отгрузки.

Без достоверной информации о габаритах груза и его весе невозможно заключить договор с компанией-перевозчиком. Также нет возможности зафрахтовать транспортное средство для доставки.

Начальник службы логистики                                                                  Иванов И.И.

Разбирательство по направленной служебной записке будет сопровождаться анализом должностных инструкций, положений и приказов. Составителю документа следует тщательно изучить указанные акты, чтобы убедиться в точном исполнении собственных обязанностей.