Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Мотивация работников в значительной степени зависит от системы оплаты их труда. Руководители тщательно продумывают, когда и каким образом стимулировать подчинённых с помощью премий. Для извещения вышестоящего начальства о необходимости проведения дополнительных выплат используется служебная записка о премировании сотрудников.

Денежное поощрение работников

Как написать

Вопросы материального поощрения работников остаются на усмотрения нанимателя. Поэтому оформление записок о премировании регулируется исключительно внутренними положениями организации. В данном документе должны быть следующие сведения:

  • Реквизиты. Нужно проставить дату оформления, номер и название, которое должно указывать на тематику записки. Номер проставляется делопроизводителем после того, как записка составлена и подписана должностным лицом. Данные действия производятся в соответствии с требованиями внутреннего документооборота компании;
  • Адресат. Запросы на премирование следует направлять руководителю организации. Обычно данный вопрос отнесён к исключительной компетенции директора;
  • Информация о работнике, который заслужил материальное поощрение. Следует указать его Ф.И.О., должность и подразделение, где он трудится. На некоторых предприятиях указывают также дополнительные данные для проведения расчётов, например, табельный номер;
  • Данные о действиях сотрудника, которые являются основаниями для выплат;

Работник может быть премирован по различным причинам. Это выполнение или перевыполнение индивидуального или коллективного плана, решение задач, которые не входят в круг его обязанностей, экономия материальных ресурсов работодателя и так далее. Также поощряются и те сотрудники, которые добросовестно выполняют свою работу в течение длительного времени.

Обратите внимание! Если в организации действует нормативный документ, регулирующий порядок премирования (приказ, положение или иной), то на него нужно сослаться.

Достижения сотрудника

Если же положения о премировании нет, и начальник подразделения просто распределяет выделенный на поощрения бюджет, то можно указать формальную фразу. Например, «за высокие достижения в труде».

  • Информация о периоде, за который работника следует поощрить. Это может быть месяц, квартал или год. Если же выплата производится за конкретное действие, тогда указывается точная дата его совершения;
  • Указание предполагаемого размера премии. Необходимо акцентировать внимание руководителя на том, какая сумма полагается к начислению. Она может быть указана в твёрдом размере или в проценте от установленного оклада. Обычно размер заранее согласовывается с руководителями, ответственными за распределение фонда заработной платы;
  • Должность, подпись, фамилия и инициалы автора.
Обратите внимание! Документ практически всегда составляется от имени непосредственного руководителя отдела или службы, где работает сотрудник, претендующий на премию. В некоторых случаях записку может подавать его заместитель или вышестоящий начальник.

Документ составляется на имя руководителя, но конечным его адресатом является главный бухгалтер. Именно к нему попадает служебная записка о премировании с визой директора о том, что по ней следует провести соответствующую выплату. Или же на основании поданных записок издаётся общий приказ.

Данный документ следует составлять заблаговременно, так как вопросы материального поощрения необходимо согласовать с бухгалтерией.

Образец

Как оформить служебную записку о премировании сотрудников

Понять принцип составления рассматриваемого документа можно на примере.

№ 0919/437                                                                                            Директору ООО «Ассоль»

от ДД.ММ.ГГГГ                                                                                     Нежданскому С.А.

Служебная записка

О премировании сотрудников отдела продаж за 2 квартал

Довожу до вашего сведения, что установленный план по реализации продукции на 2 квартал 2016 года был выполнен отделом продаж на 124%. Работники отдела также перевыполнили личные планы, установленные на соответствующий период. В связи с этим, в соответствии с п. 2.3. Положения о премировании, введённого в действие приказом №57 от 08.08.2015 г., прошу начислить премию работникам отдела в следующих размерах:

  1. Иванову А.А.:
  • за выполнение личного плана продаж – 20%
  • за выполнение общего плана продаж – 10 %
  1. Носовой Е.С.:
  • за выполнение личного плана продаж – 30%
  • за выполнение общего плана продаж – 10 %
  1. Степановой Л.Т.:
  • за выполнение личного плана продаж – 30%
  • за выполнение общего плана продаж – 10 %

Приложение: отчёт о реализации продукции по месяцам за 2 квартал 2016 года.

Начальник отдела продаж                                                                         Платонова М.Д.

 

Стоит отметить, что премия вполне может начисляться и без подачи служебных записок. Такой документ целесообразно использовать в организациях со строгой отчётностью, либо на больших предприятиях, где необходимо специально информировать директора о результатах работы отдельных сотрудников.

Служебная записка о премировании сотрудника в связи с юбилеем образец скачать
Служебная записка о премировании сотрудника в связи с выходом на пенсию скачать
Служебная записка о премировании сотрудника за добросовестный труд скачать
Поделитесь с коллегами:



  • Рубрики: Кадры.