Срок хранения договоров

Множество различных организаций в процессе своей деятельности заключают договора и бухгалтерам необходимо знать срок хранения договоров в организации, чтобы избежать проблем.

Под договором следует подразумевать документы, которые являются своего рода подтверждением взаимоотношений организации с контрагентами, связанных с любым видом ее деятельности. Поскольку предприятие могут в любой момент навестить с целью проверки представители различных государственных служб или наведаться акционеры, руководителю данного предприятия стоит заранее позаботиться о нахождении в его распоряжении оригиналов всех договоров, когда-либо заключенных с другими организациями и/или лицами.

Также руководитель в обязательном порядке должен хранить договора и все документы, которые хоть как-то связаны с их подписанием и исполнением ровно столько, сколько установлено соответствующими законами, т.е. не менее пяти лет. Если же руководитель предприятия изъявит желание преждевременно уничтожить договора, причем до установленного законодательством срока, то даже если они на тот период стали неактуальными, данное решение может иметь для него весьма негативные последствия.

Срок хранения договоров

Постоянное и временное хранение

Общероссийский классификатор документов определяет договора как организационно-распорядительные документы. Запрещается уменьшать срок хранения документов, но если есть достаточно веские причины для его увеличения, это не только не запрещено, но и целесообразно.

Если говорить о минимальном сроке хранения как электронных, так и бумажных договоров и сопутствующих им документов, то он является одинаковым для обоих видов. Что касается срока действия договоров, то он бывает как ограниченный, так и неопределенный (договор находится в силе, пока одна из сторон не изъявит желание о его прекращении).

Действующим российским законодательством указано, что по окончании срока действия должны храниться не менее пяти лет договора, касающиеся:

  • аренды транспорта;
  • перевозки грузов;
  • энергоснабжения;
  • страхования зданий;
  • охранной деятельности;
  • предоставления аудиторских услуг;
  • размещения рекламы;
  • внедрения автоматизированных систем;
  • аренды помещения.

Теми видами договоров, которые нуждаются в постоянном хранении являются:

  • об основании общества;
  • договора о дарении;
  • купле-продаже земли или дома;
  • передаче прав на результат интеллектуальной работы и др.

Что касается срока хранения договоров, которые потеряли свою актуальность, то его нужно начинать отсчитывать не с первого дня после прекращения их действия, а с первого января следующего года.

Руководителю также стоит учесть тот факт, что не стоит выбрасывать или сдавать на макулатуру документы, которые не хранятся бессрочно и срок хранения которых истек. Таким делом занимается специально созданная экспертная комиссия. Она составляет новые документы, которые подтверждают получение бумаг на проведение ликвидации и об успешной процедуре ликвидации.

  Полный список сроков хранения документов организаций скачать (Размер: 233,4 KiB | Скачиваний: 588)

Поделитесь с коллегами:



  • Рубрики: Бухгалтерия.