Процесс делопроизводства на любом предприятии представляет собой целый комплекс мероприятий по составлению, формированию, применению, актуализации и хранению (архивированию) большого количества документов. Для создания правильного систематизированного учета и быстрого поиска применяется внутренняя опись документов дела. Особое значение присутствующий в каждой папке перечень имеет для ценных бумаг, а также документов, входящих в категорию особых или секретных.
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Тел. +7 (800) 302-65-54 Бесплатно по России
Содержание
Составление внутренней описи проводится с применением достаточно строгих правил и требований. В перечне вложенных в дело бумаг необходимо отражение всех реквизитов каждого документа: даты, номера регистрации, кода или индекса, номеров листов, полного названия, краткого содержания и иных примечаний. В описи необходимо указывать общее число листов всех документов дела. Подписи на внутреннем перечне ставит лицо, ответственное за составление документа.
В случае утраты, утери или повреждения документов наличие внутренней описи не создаст особых проблем при восстановлении. Все отраженные в перечне реквизиты и подробное описание каждого документа предоставляет возможность создать точное представление о структуре и информационном содержании каждой бумаги.
Это является очень ценным материалом при восстановлении исторически важных документов, работа с которыми ведется на протяжении нескольких лет. Для работы предприятия ценность внутренней описи состоит в том, что ее наличие позволяет быстро и оперативно оптимизировать документальный учет, а также упростить процедуру архивирования документов.
Образец и бланк внутренней описи документов личного дела скачать (Размер: 60,5 KiB | Скачиваний: 4 103)