Как вести журнал учета проверок юридического лица

Любой индивидуальный предприниматель или организация на протяжении своей деятельности подвергаются ряду обязательных проверок со стороны надзорных органов. В связи с этим законодатель накладывает на юридических лиц, равно как и на индивидуальных предпринимателей, необходимость ведения учета произведенных проверок с помощью унифицированного шаблона журнала. О том, чем является журнал учета проверок юридического лица, кто и как должен его заполнять, а также о других нюансах, связанных с ведением подобного журнала, рассказывается в данном материале.

Зачем нужен

Основной функцией учетного журнала является фиксирование факта состоявшейся проверки документальным путем, а также первичное ознакомление руководителя организации с итогами проведенного контроля в отношении предприятия. Обязанность по ведению учетной документации на случай проверок со стороны надзорных органов закреплена в Федеральном законе №294-ФЗ от 26.12.08, призванном защищать права юридических лиц и индивидуальных предпринимателей во время осуществления проверок со стороны надзорных инстанций. Согласно пункту 8, статьи 16 этого нормативного акта, в обязанность юридическим лицам вменяется ведение учета проверок посредством унифицированной формы журнала. Типовой формат такого журнала утвержден Приказом Минэкономразвития РФ № 141 от 30.04.09 года.

Кто ответственный за журнал

Журнал учета проверок юридического лица является официальным документом, поэтому вся ответственность за организацию ведения такого учета возлагается на руководителя учреждения, а также на представителей контролирующих органов, которые участвуют в проведении проверок.

Кроме этого руководитель может назначить ответственное должностное лицо, которое непосредственно будет заниматься ведением журнала. Это может быть секретарь-делопроизводитель, сотрудник кадрового отдела или бухгалтер. В этот документ не вносится никакая информация, помимо той, что имеет отношение к проверкам организации надзорными органами, поэтому все остальное время журнал находится в канцелярии организации на ответственном хранении. Графы документа заполняются инспектором, осуществляющим проверку, в ходе ее проведения.

Как заполнять

Изначально первичная информация в журнал вносится ответственным лицом организации. На титульном листе обязательно указывается полное наименование организации, точный юридический адрес, дата, с которой началось ведение документа, и должностные лица, ответственные за учет. В книге содержатся обязательные разделы, которые впоследствии заполняются представителями надзорных инстанций по мере проведения проверок деятельности юридического лица. В соответствии с законодательными нормативами, учетная книга должна содержать следующие графы:

• Для внесения сведений о датах начала и окончания проверок;
• Графу, в которой указывается продолжительность проводимой проверки в часах;
• Раздел, в который вносится информация об органе, осуществляющем проверку;
• Графу, в которую вносятся данные документации, на основании которой производится проверка;
• Раздел, в котором разъясняется, с какой целью производится проверка и каковы ее основные задачи;
• Строка, отражающая тип проверки (плановая, внеплановая);
• Графа, в которую вносится номер акта о результатах проведенного контроля со стороны надзорных органов, дата составления такого акта, а также дата вручения документа представителю проверяемой организации;
• Раздел, предназначенный для внесения замечаний инспектором, выявленных в ходе самой проверки;
• Номера и даты выданных предписаний об устранении имеющихся нарушений;
• Графа, предназначенная для внесения сведений о лице, проводившем инспектирование (ФИО, должность);
• Графа, используемая для внесения сведений о лицах, привлеченных в качестве экспертов;
• Строка, в которой проставляется подпись инспектора, проверяющего инспектора.

Как прошить

Как выше было отмечено, журнал учета проверок юридического лица можно приобрести в готовом виде, а можно изготовить самостоятельно, разделив подходящую чистую учетную книгу на необходимые разделы. Независимо от того, будет ли приобретена готовая учетная книга, либо документ подготовлен вручную, журнал требуется прошить.

Для этого до начала ведения страницы нумеруются, документ прошивается и пломбируется. На пломбе указывается информация, о том, какое количество страниц содержит учетная книга, с какой даты осуществлено введение журнала в оборот, проставляется ФИО лица, на которое возложена ответственность за ведение и сохранность учетной книги. Опломбированный и прошитый документ заверяется печатью учреждения.