Как пишется гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Одним из средств выделения конкретной организации среди прочих служит её место расположения. Как правило, учредители не предоставляют административные здания в собственность нового юридического лица, так как это слишком дорогая инвестиция. Тогда компании придётся арендовать помещение. Часто в подобных ситуациях используется гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса.

Зачем нужно

Любое гарантийное письмо подтверждает намерение лица совершить какое-то действие в будущем: оплатить услугу, заключить договор, предоставить имущество в пользование или иное. Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса указывает на то, что:

• Его автор имеет в собственности определённую недвижимость, которая располагается по указанному адресу;
• В здании имеется нежилое помещение, которое может быть использовано организацией;
• Имеются свободные комнаты для размещения исполнительного органа организации;
• Владелец намеревается оформить договор аренды с компанией после прохождения ею процедуры государственной регистрации.

Данный документ используется в нескольких случаях:

1. При обращении за государственной регистрацией. Формально юридическое лицо ещё не существует и не может быть стороной в сделке, то есть, быть арендатором помещения. Однако государству и другим участникам правоотношений необходимо с первого дня знать, где будет находиться компания. Поэтому правоприменительная практика сложилась таким образом, что гарантийное письмо подаётся вместе с иными документами;

2. Компания устанавливает деловые контакты с другими организациями. При заключении предварительных договоров до прохождения процедуры регистрации, потенциальным контрагентам необходимо убедиться в серьёзности намерений представителей этой компании.

Гарантийное письмо может быть использовано как доказательство того, что учредители уже договорились о месте размещения своего офиса.

Как составить и образец

В нормативных актах не содержится требований по составлению такого документа. В общем виде письмо должно содержать следующие сведения:

• Данные о собственнике здания, или ином владельце, который имеет право сдавать отдельные помещения в аренду. Следует указать полное наименование организации, юридический адрес;
• Наименование документа. Необходимо указать, что это именно гарантийное письмо, а не просто информация об имеющихся договорённостях;
• Дата и исходящий номер в делах отправителя;
• Адресат. Это может быть управление ФНС, в котором будет проходить регистрация юридического лица. Однако можно указать и общую фразу «по месту требования», чтобы не ограничивать круг лиц, которым может быть предъявлен такой документ;
• Данные о помещении: его адрес, а также площадь, которая будет сдана в аренду создаваемой организации;
• Сведения о праве, на котором составитель письма владеет помещением;
• Заявление о том, что по указанному адресу будет находиться постоянно действующий орган создаваемой компании;
• Гарантия того, что после прохождения государственной регистрации с компанией будет подписан договор аренды;
• Срок действия гарантии;
• Должность, подпись, фамилия и инициалы должностного лица организации, владеющей помещением.

Документ оформляется на бланке организации.

Как отозвать

Правила написания и порядок использования гарантийных писем существуют исключительно в деловой практике. В законодательном порядке указанные вопросы не урегулированы.

Если же срок действия не указан, то для отзыва гарантии целесообразно известить в письменном виде учредителей организации, что предложение перестанет действовать, если они в разумные сроки (например, в течение 2 недель) не завершат регистрацию организации и не заключат договор аренды в соответствующем порядке. Если же договор так и не был заключён, то стоит направить уведомление о том, что гарантия, изложенная в письме, теряет свою силу.

Неисполнения обязательства, взятого на себя составителем гарантийного письма, может повлечь для него определённые правовые последствия. Например, вновь образованное юридическое лицо обратится в суд для понуждения организации, выдавшей такой документ, к заключению договора аренды или с требованием о выплате неустойки за отказ от совершения сделки. В таком случае владельцу помещения придётся доказывать, что он не получил акцепт на своё письмо в разумные сроки.

Гарантийное письмо часто используется при государственной регистрации организации и при установлении предварительных коммерческих контактов. Компании, выдающей такой документ, следует позаботиться тем, чтобы в тексте был указан срок действия гарантий.