Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении

Расторжение трудового контракта предусматривает соблюдение ряда гарантий для сотрудника. Вне зависимости от оснований и причин увольнения, он вправе рассчитывать на выплату всех сумм, причитающихся за фактически отработанное время. Если на момент прекращения трудовых отношений сотрудник не полностью использовал положенные дни отпуска, ему полагается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.

Что говорит трудовой кодекс

Гарантии реализации права на предоставление отпусков регламентированы в ст. 127 ТК РФ. В случае прекращения трудовых отношений у сотрудника возникает два варианта воспользоваться оставшимися днями ежегодно оплачиваемого отдыха:

• Указать в заявлении, что неиспользованный период отпуска будет предоставлен перед увольнением;
• Получить денежную компенсацию.

Законодательство устанавливает, что если работник не выразил в заявлении право на получение отпуска в натуре, ему полагается выплата компенсации. Процедура расторжения трудового контракта будет осуществляться по общим основаниям – если сотруднику предложено отработать положенные две недели перед увольнением, за этот период также будут начисляться дни отпуска, которые учитываются при расчете компенсации.

Подсчетом дней неиспользованного отпуска занимаются сотрудники кадровой службы предприятия, либо иные лица, уполномоченные руководством. Количество дней ежегодного оплачиваемого отдыха рассчитывается исходя из основного и дополнительного отпуска, а суммарная его продолжительность напрямую зависит от условий труда (например, в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях продолжительность отпуска существенно выше, чем у работников средней полосы страны).

Для расчета компенсации кадровая служба заблаговременно передает информацию о количестве оставшихся дней отпуска в бухгалтерию. Расчет компенсации осуществляется на дату предполагаемого увольнения (она указывается в заявлении работника). Если дата фактического прекращения трудовых отношений изменяется в большую или меньшую сторону, пропорциональному изменению подлежит и сумма компенсации.

Расчет и пример

Для расчета компенсации используется пропорциональное соотношение, исходя из количества месяцев отпуска в неполном рабочем году. Если на момент прекращения трудового контракта фактически отработано не менее 11 месяцев, а сотрудник не использовал свой отпуск, ему положена выплата компенсации в полном объеме.

Для расчета пропорции используется следующая формула:

М : 12 месяцев = Ку : Ко, где

М – количество месяцев фактической трудовой деятельности сотрудника в рабочем году;

Ку – суммарное количество дней отдыха, которые сотрудник вправе получить на момент прекращения трудовых отношений;

Ко – суммарная продолжительность ежегодного отпуска увольняемого сотрудника.

Исходя из этой формулы, количество дней отпуска за фактически отработанное время будет составлять:

Ку= (М х Ко) : 12.

Полученное значение количества дней оставшегося отпуска будет использовано для расчета компенсации. Дни не полностью отработанного месяца округляются по следующим правилам:

• Отработано менее половины месяца (до 15 дней) – не учитываются при расчете;
• Отработано более половины месяца (15 и более дней) – округляются в большую сторону до целого месяца.

Пример расчета компенсации при увольнении приведен при следующих условиях:

• Продолжительность гарантированного законодательством ежегодного отпуска – 42 дня;
• На момент прекращения трудовой деятельности сотрудник отработал — 8 целых месяцев.

Сумма компенсации оставит: 42 х 8 : 12 месяцев = 28 дней.

Если в результате расчета дней неиспользованного отпуска получилось дробное значение, оно подлежит округлению в пользу работника, т.е. в большую сторону.

Компенсация за неиспользованные дни отпуска исчисляется исходя из среднего заработка сотрудника за все месяцы расчетного периода.

Облагается ли НДФЛ

Так как указанная компенсация является расходами на оплату труда персоналу, она подлежит налогообложению на доходы физических лиц на общих основаниях. При этом основанием для уплаты НДФЛ будет являться:

• Выплата денежной компенсации на дни неиспользованного отдыха;
• Выплата отпускных при отпуске с последующим увольнением.

Данное правило регламентируется положениями Налогового кодекса РФ, определяющими налогооблагаемую базу для уплаты налога на доходы физических лиц. Полученная сумма компенсации определяется как доход сотрудника, поэтому НФДЛ удерживается из суммы начисленной компенсации и перечисляется в соответствующий бюджет не позднее дня, следующего после фактической выплаты.

Помимо этого, сумма выплаченной компенсации облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды по общим правилам. Данные взносы обязан уплачивать работодатель, у которого работал уволенный сотрудник.

Код дохода НДФЛ

В процессе прекращения трудовой деятельности у сотрудника возникает необходимость получить официальное подтверждение заработка за текущий или предыдущий календарный год. Эти сведения подтверждаются выдачей формализованной справки 2-НДФЛ, которую бухгалтерия предприятия обязана предоставить по требованию сотрудника.

К указанной справке сумма полученной компенсации будет выделена по строке с кодом 4800. Данное правило потребовало отдельных разъяснение от Федеральной налоговой службы, так как в общем справочнике «Коды доходов» сумма компенсации за отпуск не указана. Тем не менее, налоговая инспекция неоднократно подтверждала необходимость использования именно кода 4800, который определен для формирования иных доходов физического лица.