Дела оформляют при их заведении или при подготовке документации для передачи в архив. Для начала нужно оформить все необходимые элементы обложки. Годовое делопроизводство должно соответствовать существующим требованиям к формированию дел.
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Тел. +7 (800) 302-65-54 Бесплатно по России
Частичное оформление допускается в том случае, когда время хранения дел не превышает 10 лет. Уточнение данного срока происходит по перечням документов или номенклатуре дел организации — образец. Во многих организация большинство документов хранятся до 5 лет.
Если дело оформляют частично, то его могут оставить в папке, в которую оно помещалось при годовом делопроизводстве. При этом какие-либо дополнительные действия с ним не проводят. После окончания срока хранения составляется акт на уничтожение документации.
Документы, у которых срок хранения постоянный или долговременный, оформляют полностью (в том числе документацию по личному составу). Данная работа выполняется при подготовке к сдаче их в архив. В этом случае требования к оформлению следующие:
- соблюдение пересистематизации листов, то есть ранние документы оказываются первыми (вверху стопок); металлические детали (скребки, скобки) удаляются;
- соблюдение нумерации листов; в правом верхнем углу каждого листа тома карандашом проставляют номер (внутренняя опись и лист-заверитель не нумеруются), а прошлые — зачеркивают;
- оформление листа-заверителя документа;
- составление внутренней описи (если необходимо);
- оформление по установленной форме обложки дела (ссылку проставляют в первом абзаце статьи);
- прошивка или переплет дел в твердую обложку (с четырьмя проколами); используют специальное оборудование или подручные средства (например, дрель со сверлом небольшого диаметра, иглу и капроновые нитки).
Нормативные документы не предусматривают специальных инструкций по прошивке или переплету дел. Главное, чтобы текст был читаем.
Полное оформление обеспечивает подготовку документов к длительному хранению в архиве, а также к передаче на государственное хранение (организации-источники комплектуют госархив).