Как оформить рекомендательное письмо от организации для организации

Выбор контрагента в значительной степени происходит на основании личных впечатлений руководителя организации. При принятии решения о заключении договора мало удостовериться в финансовой состоятельности будущего партнёра, наличии у него определённой технической базы. Люди желают убедиться, что владелец бизнеса настроен на серьёзную работу. Поэтому сегодня приобретает популярность такой документ, как рекомендательное письмо от организации для организации.

Зачем нужно и как сделать запрос письма

Зарегистрировать новое юридическое лицо сегодня не составляет труда. Многие конторы оказывают услуги по оформлению новой организации всего за один день.

При этом расчёты за поставленные товары или произведённые работы также не происходят мгновенно. Производители, учтывая кризисное время, заключают договоры с отсрочкой платежа, предоставляя коммерческий займ. В такой ситуации легко столкнуться с мошенничеством, прикрытым обычной экономической несостоятельностью.

В некоторых случаях запросы рекомендательных писем обусловлены требованиями законодательных актов. Так в 2015 году Центробанк РФ изменил действовавшее с 2004 года положение, регулирующее правила идентификации клиентов банков в целях противодействия отмыванию доходов и финансированию терроризма. В итоге, все кредитно-финансовые учреждения перед открытием счёта просят компанию предоставить им рекомендательное письмо от партнёров по бизнесу.

Очевидно, что такой документ вряд ли снимет все риски, связанные с предпринимательской деятельностью. Однако его требование существенно усложняет деятельность фирм-однодневок. Как правило, представитель организации сам называет несколько компаний, где могли бы подтвердить благонадёжность его работодателя. Запрос на получение рекомендации можно отправить письмом в свободной форме, подписанным директором.

В таком документе будет указано, что компания желает заключить договор с организацией, с которой ранее сотрудничал адресат. Также в письме содержится просьба высказать свое мнение о совместной деятельности с данной организацией и рекомендации ее к дальнейшему сотрудничеству.

Как написать

Данный документ не имеет формализованной структуры. Условно его можно разделить на несколько частей:

1. Формальные реквизиты. Письмо печатается на бланке организации. Ему присваивается номер, ставится дата составления;
2. Описание характера сотрудничества с компанией, для которой предоставляется рекомендательное письмо. Это может быть разовый договор или совместная работа над множеством проектов в течение длительного времени;
3. Комментарий по поводу отрицательных и положительных моментов в работе организации. Среди прочего в данном разделе может быть:

• Спектр оказываемых услуг, выполняемых работ, поставляемых товаров;
• Всегда ли в срок исполнялись обязательства;
• Шли ли навстречу работники организации при необходимости изменения положений договора;
• Описание проблем, с которыми столкнулась организация.

4. Краткое резюме:

• Было ли сотрудничество плодотворным;
• Стоит ли взаимодействовать с данной компанией;
• На что следует обратить пристальное внимание;
• Чего следует избегать.

5. Должность, подпись, фамилия и инициалы должностного лица.

Стоит отметить, что авторы таких писем не указывают конкретные реквизиты заключённых договоров, суммы сделок и так далее. При оформлении письма следует помнить о коммерческой тайне.

Пример текста письма и образец

Документ может выглядеть следующим образом:

№ ХХХ от ДД.ММ.ГГГГ

О сотрудничестве с ООО «У»

По поводу Вашего исх. № ХХ от ДД.ММ.ГГГГ сообщаем следующее. В период с 2014г. по 2016 г. ООО «Х» сотрудничала с ООО «У» по вопросам закупок электрооборудования.

За указанный период был заключён ряд договоров поставки, были выполнены десятки отгрузок. Компания ООО «У» оперативно подтверждала заявки, направленные ООО «Х», отгрузки осуществлялись в установленный срок. На складе ООО «У» имеется широкая номенклатура различного электрического оборудования.

При невозможности поставки товара по ранее согласованной заявке, ООО «У» оперативно извещало ООО «Х». Руководство ООО «У» всегда шло навстречу, если требовалось предоставление рассрочки платежа.

ООО «Х» рекомендует ООО «У» как надёжного партнёра. Для получения дополнительной информации можете обращаться по телефону ХХХ-ХХ-ХХ или через электронную почту.

Заместитель директора

по коммерческим вопросам                                                                      Савельев И.Д.

Часто конкретные исполнители сталкиваются с тем, что компания-партнёр не хочет выдавать рекомендательное письмо. Её работники не желают брать на себя необязательную работу, составлять документ, подписывать его у начальства. В таких ситуациях следует связываться непосредственно с руководителями.