В процессе работы некоторые вещи расходуются или полностью приходят в негодность. Это может быть сырьё, инструменты, иные материалы и даже предметы обычного обихода, вроде столов и или стульев. После этого должна быть проведена процедура исключения указанных предметов из бухгалтерского учёта. Старт этому процессу даёт служебная записка на списание материальных ценностей.
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Тел. +7 (800) 302-65-54 Бесплатно по России
Содержание статьи
Как написать
В каждой организации своя система списания материальных ценностей. В больших компаниях эта работа ведётся отдельной комиссией, которая функционирует по определённым дням. В небольших фирмах такие операции проводятся по мере необходимости разными сотрудниками. Но везде проводится определённое документальное оформление.
Данная служебная записка должна содержать следующую информацию:
- Реквизиты документа. Обычно записка имеет дату, номер и название, раскрывающее тематику. В небольшой компании, где делопроизводство не систематизировано на должном уровне, может присутствовать только дата. На крупных предприятиях номер и дату прописывает делопроизводитель, который осуществляет также регистрацию документа в журнале;
- Адресат. Записка адресуется директору или заместителю директора, который занимается вопросом обеспечения организации материальными ценностями, например, главному инженеру;
- Просьба о списании перечисленных материальных ценностей;
- Сведения о предметах, которые были израсходованы или пришли в негодность, обычно подаётся в виде таблицы. В ней должны быть следующие графы:
- Номер строки;
- Наименование предмета;
- Количество;
- Инвентарный номер;
- Балансовая стоимость.
- Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.
Это может быть акт проверки, решение комиссии о непригодности вещи к дальнейшему использованию, заключение экспертизы о том, что определённый прибор сломан и его восстановление экономически нецелесообразно;
- Сведения о материально ответственном лице и о подразделении, в котором использовались ценности;
- Период, за который был совершён расход. Сроки списания зависят от правил, установленных на предприятии. Это может быть месяц или квартал;
- Перечень приложений. Вместе с запиской передаются копии документов, на основании которых будет проводиться списание;
- Должность, подпись, фамилия и инициалы автора документа. Записку оформляет материально ответственное лицо или руководитель подразделения, в зависимости от установленных в организации правил;
- Отметки о согласовании. В оформлении списания участвуют, как минимум, двое сотрудников: материально ответственный и начальник. Один подписывает записку непосредственно, а другой ставит на документе свою визу о том, что изложенные сведения соответствуют действительности.
Служебная записка направляется адресату, который утверждает её или отказывает в утверждении. Далее документ следует в бухгалтерию, где должны быть приняты меры по приведению баланса в соответствие.
Образец текста
Более наглядно изложенная информация будет смотреться на примере.
№ 03-64/85 Директору ООО «ТехАртГрупп»
от ДД.ММ.ГГГГ Подольскому М.Е.
Служебная записка
О списании материальных средств
Прошу разрешить списание следующих материальных ценностей за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ:
Номер Наименование Количество Ед. изм. Инв. ном. Причина списания Стоимость за 1 ед. Общая стоимость 1 Конверт А4 немаркированный без окна 80 шт. б/н Использованы для отправки корреспонденции. 10 руб. 800 руб. 2 Сканер HP SсanJet 200 1 шт. 79633 Общая неисправность. Моральное и материальное устаревание. 4000 руб. 4000 руб. 3 Компьютерное кресло Метта ВК-8. 1 шт. 83923 Поломка механизма регулировки высоты, деформация сидений. Восстановление экономически нецелесообразно. 5000 руб. 5000 руб.
Подразделение: юридическое бюро.
Материально ответственный:
ведущий юрисконсульт _________ Сергеенко С.К.
Основания для списания: результаты экспертизы, проведённой специалистами ремонтного отдела и проверки использования расходных материалов.
Приложения:
- Заключение ремонтного отдела № 37 от ДД.ММ.ГГГГ.
- Акт проверки использования расходных материалов № 28 от ДД.ММ.ГГГГ.
Начальник бюро Степанов Д.В.
Очень важно вовремя проводить списание определённых материальных ценностей и контролировать нахождение в помещениях организации всех предметов, которым присвоены инвентарные номера. Материально ответственный работник при выявлении нарушений будет отвечать за них из собственных доходов. Поэтому оформление служебной записки входит в его интересы.