Оформление служебной записки о нарушениях в работе

На факте нарушения трудовой дисциплины следует акцентировать внимание руководителя организации. Для этого составляется служебная записка о нарушениях в работе конкретного сотрудника. По информации, изложенной в таком документе, должна быть проведена всесторонняя проверка с целью выявления указанного негативного события.

Как составить

В законодательстве отсутствуют какие-либо указания на служебные записки. Такая форма используется во внутреннем документообороте многих организаций. Поэтому в конкретной компании может быть определён отдельный шаблон для неё. В целом, в служебной записке должны быть следующие сведения:

• Номер и дата. Реквизиты фиксирует делопроизводитель подразделения или всей организации, если речь идёт о небольшой компании. Указанные сведения проставляют уже после оформления документа и перед его передачей адресату. Делается это для того, чтобы судьбу каждой записки можно было отследить;
• Адресат. Данный документ следует направлять руководителю. Нарушения влекут за собой наложение дисциплинарного взыскания. Соответствующие полномочия имеются, как правило, только у директора;
• Информация о сотруднике-нарушителе: Ф.И.О., должность, подразделение;
• Описание случая. Следует указать дату, когда произошло нарушение, в чём оно выражалось, сопутствовавшие обстоятельства. Чем подробнее будет изложен данный пункт, тем лучше;
• Данные о предпринятых мерах. Нарушения всегда требуют проведения мероприятий по их ликвидации. Поэтому автору необходимо указать, что было сделано им для того, чтобы минимизировать последствия. Если нарушение обнаружил, например, рядовой сотрудник, то он должен был известить руководство;
• Информация о внутренних документах, положения которых были нарушены. Это могут быть приказы директора, положения об использовании или хранении материальных ресурсов, о распорядке дня; положение об отделе или должностная инструкция. В целом, автор может и не указывать на конкретные нормы, если у него нет к ним доступа;
• Данные о последствиях, предполагаемых или наступивших. Здесь можно описать примерный ущерб, причинённый предприятию, сбой в работе служб, задержку отгрузок, урон, нанесённый деловой репутации.

• Рекомендация по поводу мер дисциплинарной ответственности, которые будут применены к сотруднику. Если нарушение небольшое, то можно ограничиться снижением премии;

• Должность, подпись, фамилия и инициалы.

Оформить служебную записку может практически любой работник, интересы которого были затронуты конкретным неисполнением обязанностей. Это может быть коллега или начальник нарушителя, сотрудник смежного отдела, а также руководитель подразделения, в обязанности которого входит контроль за исполнением определённых обязанностей. Например, отдела охраны, службы информационной безопасности.

Документ направляется директору организации через его секретаря. Целесообразно составлять его в двух экземплярах, чтобы референт на одном из них поставил отметку о принятии записки. Тогда не возникнет вопросов о дате передачи и о содержании документа.

Образец

Более наглядно изложенная информация будет выглядеть на примере.

№ 9004/34                                                                            Директору ООО «Вектор»

от ДД.ММ.ГГГГ                                                                    Самойлову Г.В.

Служебная записка

О нарушениях в работе Соловьёва В.В.

Довожу до вашего сведения, что ДД.ММ.ГГГГ в ходе контроля текущей работы сотрудников отдела мною была обнаружена переписка менеджера по работе с корпоративными клиентами Соловьёва В.В. с сотрудниками компании ООО «Кензо». Для этого использовался рабочий компьютер и личный ящик электронной почты.

Речь в переписке шла о заключении предварительных договоров на обслуживание с рядом организаций. Данные действия грубо нарушают требования Положения о коммерческой тайне в организации, которое Соловьёв В.В. подписал 01.03.2016 г. Сотрудникам отдела запрещено использовать личную электронную почту на рабочих компьютерах, а также запрещается передавать любые сведения о клиентах организации третьим лицам.

После обнаружения переписки Соловьёв В.В. был отстранён от выполнения своих обязанностей. Информация также была передана в службу безопасности для принятия соответствующих мер.

Считаю целесообразным применить к Соловьёву В.В. дисциплинарное взыскание в виде увольнения, а также рассмотреть вопрос о привлечении его к материальной ответственности. Возможно, действия Соловьёва В.В. также образуют состав правонарушения, предусмотренный статьёй 13.14 КоАП РФ.

Начальник отдела

по работе с корпоративными клиентами                                                            Игнатова М.Л.

Служебная записка по поводу нарушений в работе детально описывает факт неисполнения работником своих обязанностей, указывает на принятые меры и содержит просьбу разобраться в ситуации.