Мотивация работников в значительной степени зависит от системы оплаты их труда. Руководители тщательно продумывают, когда и каким образом стимулировать подчинённых с помощью премий. Для извещения вышестоящего начальства о необходимости проведения дополнительных выплат используется служебная записка о премировании сотрудников.
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Тел. +7 (800) 302-65-54 Бесплатно по России
Содержание статьи
Как написать
Вопросы материального поощрения работников остаются на усмотрения нанимателя. Поэтому оформление записок о премировании регулируется исключительно внутренними положениями организации. В данном документе должны быть следующие сведения:
- Реквизиты. Нужно проставить дату оформления, номер и название, которое должно указывать на тематику записки. Номер проставляется делопроизводителем после того, как записка составлена и подписана должностным лицом. Данные действия производятся в соответствии с требованиями внутреннего документооборота компании;
- Адресат. Запросы на премирование следует направлять руководителю организации. Обычно данный вопрос отнесён к исключительной компетенции директора;
- Информация о работнике, который заслужил материальное поощрение. Следует указать его Ф.И.О., должность и подразделение, где он трудится. На некоторых предприятиях указывают также дополнительные данные для проведения расчётов, например, табельный номер;
- Данные о действиях сотрудника, которые являются основаниями для выплат;
Работник может быть премирован по различным причинам. Это выполнение или перевыполнение индивидуального или коллективного плана, решение задач, которые не входят в круг его обязанностей, экономия материальных ресурсов работодателя и так далее. Также поощряются и те сотрудники, которые добросовестно выполняют свою работу в течение длительного времени.
Если же положения о премировании нет, и начальник подразделения просто распределяет выделенный на поощрения бюджет, то можно указать формальную фразу. Например, «за высокие достижения в труде».
- Информация о периоде, за который работника следует поощрить. Это может быть месяц, квартал или год. Если же выплата производится за конкретное действие, тогда указывается точная дата его совершения;
- Указание предполагаемого размера премии. Необходимо акцентировать внимание руководителя на том, какая сумма полагается к начислению. Она может быть указана в твёрдом размере или в проценте от установленного оклада. Обычно размер заранее согласовывается с руководителями, ответственными за распределение фонда заработной платы;
- Должность, подпись, фамилия и инициалы автора.
Документ составляется на имя руководителя, но конечным его адресатом является главный бухгалтер. Именно к нему попадает служебная записка о премировании с визой директора о том, что по ней следует провести соответствующую выплату. Или же на основании поданных записок издаётся общий приказ.
Данный документ следует составлять заблаговременно, так как вопросы материального поощрения необходимо согласовать с бухгалтерией.
Образец
Понять принцип составления рассматриваемого документа можно на примере.
№ 0919/437 Директору ООО «Ассоль»
от ДД.ММ.ГГГГ Нежданскому С.А.
Служебная записка
О премировании сотрудников отдела продаж за 2 квартал
Довожу до вашего сведения, что установленный план по реализации продукции на 2 квартал 2016 года был выполнен отделом продаж на 124%. Работники отдела также перевыполнили личные планы, установленные на соответствующий период. В связи с этим, в соответствии с п. 2.3. Положения о премировании, введённого в действие приказом №57 от 08.08.2015 г., прошу начислить премию работникам отдела в следующих размерах:
- Иванову А.А.:
- за выполнение личного плана продаж – 20%
- за выполнение общего плана продаж – 10 %
- Носовой Е.С.:
- за выполнение личного плана продаж – 30%
- за выполнение общего плана продаж – 10 %
- Степановой Л.Т.:
- за выполнение личного плана продаж – 30%
- за выполнение общего плана продаж – 10 %
Приложение: отчёт о реализации продукции по месяцам за 2 квартал 2016 года.
Начальник отдела продаж Платонова М.Д.
Стоит отметить, что премия вполне может начисляться и без подачи служебных записок. Такой документ целесообразно использовать в организациях со строгой отчётностью, либо на больших предприятиях, где необходимо специально информировать директора о результатах работы отдельных сотрудников.