Информация является таким же ресурсом, как деньги или средства производства. Её правильное использование может принести немалую прибыль или нанести вред конкурентам. Чтобы обезопасить себя от ущерба, нанесённого передачей сведений третьим лицам, стороны нередко подписывают соглашение о конфиденциальности и неразглашении информации.
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Тел. +7 (800) 302-65-54 Бесплатно по России
Содержание статьи
Между юридическими лицами
Данный документ подписывается представителями организаций в двух случаях:
- Ведутся переговоры о подписании контракта, направленного на долгосрочное сотрудничество. В ходе такого процесса может быть раскрыт большой массив информации, обнародование которого нанесёт ущерб организации;
- Две компании тесно сотрудничают между собой в рамках исполнения другого договора. Эффективная работа невозможна без раскрытия определённого объёма внутренней информации.
В описанных ситуациях раскрывающей стороне потребуется дополнительная гарантия в виде соглашения о неразглашении. В документе должны быть следующие пункты:
- Данные о сторонах. Указывается официальное наименование, Ф.И.О. и должность лица, которое подписывает документ;
- Предмет соглашения. Краткое описание причин, по которым раскрывается конфиденциальная информация. Например, сотрудничество в рамках другого договора;
- Перечень сведений, которые не должны передаваться третьим лицам. Это могут быть:
- Финансовая отчётность;
- Бухгалтерские документы;
- Данные о ценовой политике;
- Сведения о зарегистрированных патентах и товарных знаках;
- Информация, касающаяся ноу-хау и изобретений;
- Иные сведения, передача которых третьим лицам может повлечь имущественный или репутационный ущерб.
- Обязанности сторон. Работники организаций обязуются не публиковать полученную информацию, не передавать документы или их копии третьим лицам, не использовать их во вред раскрывшей сведения стороне и иным образом хранить коммерческую тайну. Стороны должны принимать стандартные меры по сохранению информации в секрете. Сотрудники компаний допускаются к сведениям только в случае служебной необходимости.
Не может быть наложено ограничение на распространение сведений в следующих случаях:
- Если они стали известны другой стороне до подписания документа;
- Когда организация сама предоставила разрешение на распространение данных;
- Если такие сведения имеются в открытом доступе, например, содержатся в данных официальной статистики;
- Иные данные, которые не могут считаться конфиденциальной информацией в соответствии с законом;
- Ответственность сторон. Лицо, которое нарушило свои обязанности, должно возместить документально подтверждённые убытки другой стороне. Также компания, которой был причинён ущерб, имеет право расторгнуть основной договор, для обеспечения которого устанавливается режим коммерческой тайны;
- Срок действия соглашения. В этом разделе стороны устанавливают период, в течение которого положения документа должны соблюдаться;
- Порядок разрешения споров. Указывается, что лица будут прилагать максимальные усилия для того, чтобы все разногласия были улажены путём переговоров. Также желательно установить, в какой судебной инстанции будут проводиться разбирательства при необходимости;
- Прочие положения. Все результаты переговоров, официальные письма, оформленные до подписания соглашения, утрачивают силу. Документ подписывается в 2-х экземплярах: по одному для каждой стороны;
- Реквизиты и подписи сторон. В этом разделе указывается адрес каждой организации, официальное наименование, Ф.И.О. и должность её представителя. Также ставится дата подписания.
После оформления документ вступает в законную силу.
С работником
Соглашения о неразглашении, подписываемые сотрудниками компании, — наиболее часто встречающиеся документы, направленные на сохранение коммерческой тайны. Такие договоры имеют следующие разделы:
- Данные о сторонах. Указывается наименование организации, должность и Ф.И.О. её руководителя, должность работника и его Ф.И.О;
- Предмет договора – режим коммерческой тайны в конкретной организации. К информации, ограниченной к распространению, могут относиться:
- Сведения о клиентах компании, их контактные данные;
- Данные о балансе предприятия, его выручке и прибыли;
- Сведения о долговых обязательствах;
- Методы формирования цен на товары, работы или услуги, реализуемые компанией;
- Способы сбора информации о конкурентах;
- Данные об организации технологического процесса;
- Иные сведения.
- Права и обязанности сторон. Работник может пользоваться сведениями, которые передаются ему для исполнения своей трудовой функции. Информация, относящаяся к коммерческой тайне, может храниться на рабочих компьютерах, специально предоставленных внешних накопителях (дисках, флешках и др.), пересылаться на корпоративные почтовые ящики; в бумажном виде, а также передаваться устно. Работник прилагает все усилия для сохранения коммерческой тайны;
В любом случае сотрудник не вправе передавать полученные данные третьим лицам без разрешения своего непосредственного начальника, а также получать информацию, которая не требуется ему для работы.
- Ответственность. Работник за нарушение настоящего соглашения несёт трудовую, гражданско-правовую, а также уголовную или административную ответственность в порядке, установленном законодательством;
- Срок действия соглашения. Как правило, такой документ действует не только в период трудовых отношений, но и некоторое время после увольнения работника. Например, в течение 2-х лет;
- Прочие условия. В данном разделе указывается количество экземпляров соглашения. А также иные важные условия, не попавшие в иные пункты. Например, изменение положений документа только через подписание обеими сторонами дополнительных соглашений;
- Подписи и реквизиты сторон. Здесь указываются данные о лицах, которые составили соглашение, ставятся подписи и даты подписания.
В современных компаниях подобные соглашения подписываются практически со всеми работниками. Вычислительная техника, которая имеется практически в каждой фирме, позволяет сотрудникам выполнять большой перечень обязанностей.
Между физическими лицами
Соглашение о конфиденциальности, подписываемое между гражданами, оформляется по схеме, предусмотренной для организаций. В таком случае целесообразно указывать чёткий перечень сведений, которые должны быть сохранены в тайне.
Срок действия соглашения
Период функционирования документа отсчитывается от даты его подписания обеими сторонами. Срок действия устанавливается различными способами. Это может быть конкретный срок, например, 3 года с момента подписания. Или же определённый период времени после наступления какого-либо события, например, 2 года после завершения трудовых отношений.
Соглашение о конфиденциальности и неразглашении информации – это способ избежать возможных судебных разбирательств при наличии очевидного материального ущерба. Такой документ создаёт особый режим работы для сторон, подписавших его, что способствует улучшению дисциплины работников, использующих конфиденциальные сведения.