Правила оформления справки с места работы по месту требования

Наиболее востребованный вид справок – это справка с места работы по месту требования. Все потому, что многие организации, чтобы узнать о человеке какую-то информацию, просят предоставить именно такой формат документа. Чтобы подробнее разобраться во всех тонкостях этого документа, нужно внимательно прочитать все пункты данной статьи.

Зачем нужна

Каждый сотрудник имеет право попросить в своей организации справку с места работы по месту требования, указав предварительно, какие данные внести необходимо. Никаких строгих форм для такого документа не существует, поэтому пишется он в свободной форме. Информация, может содержать следующие сведения:

• Полное наименование самой организации, которая выписывает справку;
• Должность сотрудника на момент запроса;
• Юридический и фактический адрес организации;
• Стаж работы общий или в занимаемой должности;
• Информация о зарплате, средней помесячно или за определенный период и т.д.

Такой документ должен подтверждать только те данные, которые затребованы, поэтому справка не может иметь строгую форму. Но это не уменьшает ее значимость, ведь по сути это главный информационный документ, который выступает основанием для принятия положительных решений при оформлении пособий, кредитов, субсидий. Справка может просто выступать в качестве подтверждений ваших слов в суде, правоохранительных органах и многих других учреждениях.

Куда может понадобиться

Если быть более точными, то можно составить подробный список, куда может понадобиться справка с места работы по требованию. Это перечень тех структур, которые в обязательном порядке требуют такой документ:

• Органы социального обслуживания населения. Пожалуй, это лидеры среди прочих организаций. Им требуется справка, чтобы доказать необходимость дополнительной государственной поддержки в виде назначения пособия или льготы;
• Пенсионный Фонд России. Здесь, также как и в предыдущем случае, такой документ используется для корректировок по пенсиям;
• Правоохранительные или судебные органы. Эти структуры просят предоставить информацию о нахождении человека в определенное время на своем рабочем месте, о сумме его дохода и прочие сведения. Также, при рассмотрении дел, связанных с нарушением трудового законодательства, суд может затребовать любую кадровую информацию о работнике в такой справке;
• Миграционные службы. Визу для въезда в определенную страну дадут только в том случае, если будет предоставлена информация о надежности гражданина с помощью справки с места работы, с обязательным указанием суммы его доходов;
• Управляющие компании. Чтобы назначить льготу по оплате коммунальных услуг или предоставить отсрочку по платежам, «коммунальщики» требуют справку с места работы;
• Фонд социального страхования. Эта организация осуществляет выплаты беременным и находящимся в отпуске по уходу за ребенком сотрудникам. При оформлении соответствующих пособий обязательно предоставляется справка с места работы одного из родителей, что он такое пособие не получал. Только после этого будет совершена выплата другому родителю.

Это лишь те структуры, которые почти всегда требуют справки с места работы.

Как оформить

Чтобы облегчить себе работу, большинство организаций разрабатывают собственные шаблоны подобных справок. Обычно они представляют собой формы, полностью заполненные в электронном виде, но также часто встречаются и бланки, в которые информация вписывается вручную.

Работник пишет заявление или оставляет заявку в системе, указывая ту информацию, которая должна присутствовать в конечном итоге в документе. А сотрудник, отвечающий за выдачу справок, оформляет ее в положенный срок.

Как мы уже знаем, не существует единого образца, но все же, есть ряд параметров, которые считаются обязательными при выдаче справки. При этом структура документа будет следующей:

• Делопроизводители или кадровики, занимающиеся выдачей справок, обязаны присваивать каждому документу свой регистрационный номер. Поэтому справку нужно заполнять, начиная именно с указания регистрационного номера;
• Здесь же в «шапке» указывается вся юридическая информация о предприятии-работодателе: полное юридическое наименование, адрес, телефон, ИНН и т.д. Обычно эти данные готовят заранее в шаблоне;
• Далее посередине пишется слово «Справка»;
• Ниже прописываются полные ФИО сотрудника, должность, дата трудоустройства и сама информация, которую требуется предоставить. Данные, взятые из каких-либо документов, должны обязательно сопровождаться ссылками на эти документы (приказы, распоряжения и т.д.);
• Часто присутствует пункт с данными об ответственном сотруднике, составившем и выдавшем документ;
• Внизу документа ставятся ФИО и подписи руководителей, дата составления документа и печать организации.

Подобный шаблон все организации составляют самостоятельно, и впоследствии изменению лишь подлежит центральная часть документа, посвященная данным сотрудника.

Кто подписывает

Среди прочих данных в справке, есть обязательный пункт – это подписи руководителей. Здесь важным будет дополнить, что в данном случае возможны разные варианты:

• Чаще всего подписи ставят директор предприятия и главный бухгалтер;
• Документ имеет полноценную силу и с подписью одного директора (владельца), если фирма небольшая;
• Также на справке подпись может стоять только руководителя подразделения – начальника отдела кадров.

Сколько действует

Справка с места работы по месту требования имеет силу в течение 30 дней с момента ее выдачи. Здесь действуют общие нормы для всех кадровых справок. Но есть один момент: организации могут потребовать обновить справку, потому что во время пути документа до отдела кадров, срок действия может закончиться.

Это касается только тех случаев, когда существует проблема логистики документов до отдела кадров. Популярность справки обусловлена именно тем фактом, что ограничений по вписыванию в нее информации из кадровых документов практически нет.