Ситуация, когда трудовая книжка оказывается полностью заполненной, не так уж распространена в повседневной жизни, поэтому иногда даже опытные сотрудники отдела кадров не всегда осведомлены, как осуществляется ведение вкладыша в трудовую книжку, оформляемого после того, как в основном документе не осталось свободных граф.
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Тел. +7 (800) 302-65-54 Бесплатно по России
Содержание статьи
Как оформить
Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку обозначен в Постановлении Правительства № 225 от 16.04.03. В этом правовом акте поясняется, что если хотя бы один из разделов трудовой книжки заполнен полностью, то к основному документу подшивается вкладыш, ведение которого аналогично ведению самой книжки. Также в данном Постановлении указывается, что вкладыш не действителен без основного документа, подтверждающего трудовой стаж.
Несмотря на то, что принцип оформления вкладыша идентичен тому, что применяется при оформлении самой трудовой книжки, существуют некоторые нюансы. Так, если на момент заведения этого документа у работника произошли существенные изменения личных данных или сведений об образовании, в оформляемый вкладыш вносится информация, которая является актуальной на момент заведения документа. Например, если работник, имевший среднее профессиональное образование на момент начала трудовой деятельности, окончил ВУЗ, при необходимости заведения вкладыша в соответствующем разделе указывается наличие высшего образования.
Нумерация во вкладыше
Сам по себе вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому нумерация в нем не начинается с начала, а продолжается с учетом уже имеющихся записей в самой книжке. Возможны даже ситуации, когда запись о приеме служащего на работу была произведена в основном документе, а сведения об увольнении обозначены в прикрепленном вкладыше ввиду отсутствия места. Таким образом, при нумерации записей следует отталкиваться от уже имеющихся в самой трудовой книжке, продолжая порядок с учетом последней сделанной отметки.
Образец записи
Как пояснялось выше, заполняется вкладыш идентично трудовой книжке. То есть, на титульном листе вносятся основные сведения о работнике, согласно указанным строкам:
- Фамилия работника;
- Имя сотрудника;
- Отчество;
- Полная дата рождения;
- Имеющееся образование;
- Профессия или специальность;
- Проставляется дата заполнения документа;
- Ставятся подписи владельца и лица, несущего ответственность за ведение данной документации.
Вот так выглядит образец записи на развороте документа:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении | Наименование и № документа, на основании которого внесена запись | ||||
| а | б | в | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||||
| 21 | 11 | 08 | 2016 | Принята в ООО «Успех» на должность юрисконсульта. | Приказ № 15 от 11.08.2016 г. | ||
| 22 | 09 | 03 | 2017 | Уволена по собственному желанию, п. 3 статьи 77 ТК РФ. | Приказ № 2-К от 09.03.2017 г. | ||
В самом бланке буквенные обозначения соответствуют:
- а – числу;
- б – месяцу;
- в – году.
Как вшить вкладыш
В законодательстве не определено, каким именно образом надлежит подшивать вкладыш непосредственно к трудовой. Обычно оба документа скрепляются обыкновенной скрепкой для удобства, а уже после заполнения сшиваются. Так как каких-либо предписаний с точки зрения закона по этому поводу нет, чаще всего вкладыш помещают на развороте последней страницы книги, прокалывают при помощи шила оба документа в нескольких местах, после чего прошивают двойной нитью, сделав несколько стежков. Таким же образом подшивается дополнительный вкладыш при необходимости, если нужно завести его взамен на полностью заполненный текущий бланк.
Кто должен покупать вкладыш
Как правило, приобретается данный бланк за счет организации, но, в отличие от самой трудовой книги, стоимость вкладыша может быть удержана с работника. Предполагается, что предприятие может приобрести данную документацию по заказу в специализированной типографии, но в то же время закон не запрещает гражданам приобрести этот документ самостоятельно – его можно найти в любом магазине канцелярских товаров.
Где в трудовой книжке пишется о выдаче вкладыша
В законе не регламентировано, где именно следует проставлять штамп о выдаче вкладыша, поэтому он может быть проставлен либо непосредственно на титульной странице, либо на листе, примыкающем к самой обложке. И тот и другой вариант допустимы. При выборе места проставления штампа кадровый работник должен ориентироваться на то, чтобы печать со штампом не перекрывала иную имеющуюся запись. При отсутствии специального штампа кадровик делает обычную запись от руки, в которой значится, что был выдан вкладыш, и указывается его серия и номер.
Дубликат вкладыша
Любая документация может быть утеряна или испорчена. Например, если произведена ошибочная запись во внутренних разделах, достаточно проставить отметку об ее недействительности и внести актуальные сведения. Но, если ошибка допущена при оформлении титульной страницы, бланк подлежит изъятию с последующим списыванием, а вместо него выдается дубликат.В дубликат вносится информация об общем трудовом стаже. Однако если у сотрудника имеется возможность посетить всех прошлых работодателей для внесения сведений об имевших место приемах на работу и увольнениях в хронологическом порядке, то дубликат может быть заполнен идентично утерянному или испорченному бланку.